Organiser des événements est un travail complexe, qui se présente à chaque fois de manière différente, car chaque événement a des besoins uniques. Cependant, il y a un élément constant que tout organisateur d'événements reconnaîtra comme le plus important de tous : le choix du lieu. C'est le moment le plus délicat de tout le processus d'organisation, qui définira toute l'expérience de l'événement. Lorsqu'il s'agit d'événements d'entreprise, en particulier, de nombreuses personnes se heurtent à un problème : la difficulté de créer des expériences uniques grâce au lieu, de concilier les besoins professionnels avec le désir d'enthousiasmer et d'impliquer le public.
Lorsque les lieux se ressemblent tous
Le choix du lieu doit suivre des directives assez précises lors de l'organisation d'un événement d'entreprise. Par exemple, il n'est pas possible d'organiser une grande convention internationale dans une structure qui ne dispose pas d'une grande salle et qui ne garantit pas la possibilité d'organiser un service de traduction simultanée. Encore une fois : le bel espace en pleine nature où se tient une retraite de yoga et de méditation ne convient pas à une réunion d'entreprise, à moins qu'il n'offre un wi-fi efficace. Il y a donc, d'une part, le désir de l'organisateur - et souvent aussi du client - de créer une expérience mémorable, d'autre part, les exigences pratiques qui guident le choix du lieu. Le résultat est souvent un effet de déjà vu : les espaces dans lesquels se déroulent les événements d'entreprise ont tendance à se ressembler.
En quête de l'effet de surprise
Est-ce possible de briser les règles, dans le cadre d'un événement d'entreprise ? Le fait de changer les cartes sur la table sera-t-il perçu comme une surprise engageante ou comme un manque de professionnalisme ? Nous pensons qu'il est possible d'offrir quelque chose de nouveau à vos invités, sans sacrifier l'efficacité de l'organisation. La première chose à garder à l'esprit est que, très souvent, ceux qui se retrouvent à participer à des événements d'entreprise sont prêts à accueillir quelque chose de nouveau. Le public, lors d'événements comme le cinéma, veut être surpris et diverti.
Le choix du lieu, en dehors des conventions
Pour ceux qui sont habitués à travailler avec les mêmes installations, le choix du lieu devient souvent un processus automatique : il s'agit simplement de sélectionner un nom dans une liste déjà utilisée plusieurs fois. Bien entendu, vous avez ainsi la garantie de toujours travailler avec les mêmes personnes, de ne choisir que les plus fiables et de ne pas avoir à craindre les surprises et les revers de dernière minute. Mais parfois, il peut être utile d'oser, de prendre des risques, de se mettre en danger. Par exemple, vous pouvez vous diriger vers des lieux qui présentent certaines caractéristiques (taille, emplacement, attractivité) mais qui n'ont pas été définis comme des espaces d'événements. Cela signifie que vous devez renoncer à un certain "confort" : vous ne pouvez pas tenir pour acquis les services auxquels vous êtes habitué et dont vous avez besoin et vous devrez les mettre à disposition. De la connexion internet au système audio, l'organisateur ne peut se contenter de sélectionner un "package" prédéfini pour son événement, mais devra travailler de manière quasi artisanale pour s'assurer que chaque aspect de l'organisation est traité correctement. Nous parlons de beaucoup plus de travail, donc peut-être même de coûts plus élevés, mais ce que vous obtenez en retour est le résultat le plus convoité : une expérience vraiment unique pour ceux qui y participent.
Comment transformer un espace non conventionnel en lieu d'événement
Lorsque vous travaillez avec une installation qui n'est pas conçue pour accueillir des événements d'entreprise, vous devez d'une manière ou d'une autre la "transformer" pour que le public comprenne où elle se trouve et pourquoi les objectifs de l'événement sont atteints. Pour y parvenir, il faut partir de l'essentiel et se demander, tout d'abord, quels sont ces objectifs. Si, par exemple, l'objectif principal de l'événement est le travail en réseau, il sera essentiel de disposer au moins d'un grand espace agréable pour les réunions et les conversations, où vous pourrez échanger des idées avec de nombreuses personnes en même temps, mais aussi trouver un espace pour des réunions impromptues de deux ou trois personnes. Si, par contre, l'événement tourne autour de la présentation d'un projet ou d'un produit, la priorité doit être donnée aux espaces qui peuvent créer un "effet d'auditorium", permettant à un grand nombre de personnes de concentrer leur attention sur un point précis. Dans ce cas, un certain niveau de qualité technique du système audio et vidéo sera nécessaire, peut-être pour permettre une présentation, une démonstration ou l'intervention d'un ou plusieurs intervenants. Une fois que l'on a établi à quoi sert l'événement et quelles lignes directrices doivent déterminer le choix du lieu, il devient important de communiquer tout cela au public. Ceux qui ont l'habitude d'entrer dans une salle de conférence savent qu'ils peuvent se trouver devant, plus ou moins, toujours les mêmes éléments : un bureau d'enregistrement, une antichambre, un espace bar, une grande salle, etc. Si le lieu que nous avons choisi ne possède pas ces éléments, il devient important de signaler les différents espaces et de les aménager de manière à ce que les participants comprennent clairement quels environnements seront consacrés à la socialisation ou au réseautage, comme la présentation, etc.
Construire un événement à la hauteur du lieu
Le choix du lieu le plus peu conventionnel du monde, à lui seul, ne suffit pas à rendre un événement spécial : il faut créer une expérience à la hauteur de l'espace qui l'accueille. Il doit être clair, en effet, que le choix d'un lieu inhabituel n'est que la première étape d'une stratégie globale, visant à proposer un événement hors des sentiers battus. Cela signifie que les expériences, la manière de gérer les interactions, le programme, les contenus doivent être tout aussi uniques et inhabituels. Vous pouvez choisir des intervenants inattendus pour ce contexte, organiser des sessions de team building non conventionnelles, proposer des expériences interactives pour améliorer le produit ou la nouvelle politique de l'entreprise, etc. L'important est de maintenir une cohérence de base qui communique à tous les participants le caractère unique de l'événement.