Courriers d’invitation: comment faire venir des prospects à un événement ?

Publié le : 16 septembre 20208 mins de lecture

Organiser un événement peut être une activité complexe, pleine de variables. Si l’objectif est de faire salle comble, vous ne pouvez pas ignorer une campagne de courrier électronique événementielle qui peut éveiller la curiosité, stimuler les inscriptions, encourager le bouche à oreille et augmenter les conversions.

Un élément clé de cette campagne est l’e-mail de rappel pré-événement, conçu pour maintenir l’intérêt des abonnés, qui, dans une campagne d’email marketing, doit fournir des informations essentielles sur l’événement et donner l’impulsion décisive pour apporter les dernières confirmations ainsi qu’aider à intégrer les informations dans votre CRM.

Le post d’aujourd’hui propose 5 bonnes pratiques pour concevoir des e-mails de rappel d’événement absolument efficaces. Mais commençons par le début.

Comment rédiger un courriel de rappel d’événement

Comme il est postérieur à l’invitation initiale, le courriel de rappel ne doit pas être aussi détaillé que l’invitation initiale, mais doit inclure certains éléments clés:

  • WHAT : Rappeler aux abonnés (ou aux abonnés potentiels) le thème de l’événement : titre, slogan, noms des intervenants.
  • quand : toujours indiquer la date, l’heure et le fuseau horaire, en particulier pour les événements organisés sur le web.
  • où : donner une adresse pour les événements qui nécessitent votre présence en personne, ainsi que des informations sur les moyens de vous y rendre.
  • ENregistrez ou partagez vos revenus : si le courriel de rappel est adressé à un public qui n’est pas encore inscrit, assurez-vous que la procédure d’inscription est simple (conseil : pensez à un bouton CTA à l’épreuve des balles). Si vous vous adressez à une personne qui a déjà confirmé sa présence, il est facile de partager l’événement avec des amis.
  • COMEZ-VOUS POUR OBTENIR DE PLUS AMPLES INFORMATIONS : les courriels de rappel sont courts, alors assurez-vous de créer un lien vers une page de renvoi avec plus de détails.
  • COMEZ-VOUS POUR RÉPONDRE AUX QUESTIONS : Que faire si quelqu’un veut changer la confirmation, inviter un ami ou vouloir des informations sur le lieu ? Assurez-vous d’inclure les contacts ou un lien vers la page FAQ.

1. Viser un message clair et concis

Ce courriel de rappel de l’Assemblée générale est un exemple parfait de la façon dont la simplicité peut améliorer la communication. Le message est étonnamment simple, mais comprend toutes les informations nécessaires à l’abonné.

Le point positif de ce courriel est qu’il s’agit probablement d’un modèle préétabli. Le texte d’en-tête, l’illustration et le pied de page extra-large peuvent être recyclés d’un mémo à l’autre.

Il suffit de mettre à jour l’heure et le lieu de l’événement et le courriel est prêt à être envoyé. Avoir un modèle comme celui-ci est certainement une façon intelligente d’optimiser votre flux de travail.

Punchbowl a également créé un modèle à utiliser pour tous les rappels d’événements. Comme pour l’Assemblée générale, la lisibilité du message est facilitée par une simple mise en page blanche, un texte court et clair et l’inclusion des seules informations les plus importantes.

Pour les participants qui sont déjà inscrits, votre courriel de rappel sera un rappel agréable. Il n’est pas nécessaire d’inclure une longue description de l’événement dans le message, l’important est que les lecteurs cliquent pour obtenir plus d’informations.

2. Dernières places disponibles ? Encouragez les inscriptions de dernière minute

CourseHorse s’occupe des événements locaux et les rend faciles à trouver pour s’inscrire. En plus du courriel de rappel envoyé quelques jours avant le début d’un cours, CourseHorse envoie également un courriel d’encouragement pour aider à remplir les places encore disponibles.

Une idée intelligente, aidée par une conception efficace. L’en-tête illustre clairement le sujet du message, les informations clés sont énumérées sur des lignes séparées et un bouton CTA bien visible rend l’action (inviter des amis) claire.

Nous recommandons seulement quelques améliorations de conception : corriger l’image « stretch » avec les personnes et personnaliser l’en-tête avec des changements simples. Sur le plan conceptuel, il s’agit toutefois d’une excellente tactique à essayer lorsque vous devez combler les sièges vides à la dernière minute !

3. Maintenir les informations clés à un niveau élevé

Dans un rappel d’événement efficace, il est impossible de négliger les informations clés. Ainsi, les détails tels que le nom de l’événement, la date et le lieu doivent toujours être saisis sous forme de texte HTML (et non dans une image, afin qu’il puisse toujours être affiché) et figurer sur des lignes séparées (ils ne doivent pas se perdre dans le corps d’un paragraphe).

La Semaine des médias sociaux s’est inspirée de ce principe dans l’exemple ci-dessous. Toutefois, ce qui rend ce courriel de rappel spécial, c’est que les détails ont été présentés sur une image de fond. Cette tactique permettait à SMW d’afficher les détails clés « au-dessus du pli », c’est-à-dire dans la partie la plus visible, plutôt que sous une image.

Le chevauchement du texte aux images est une pratique courante (et recommandée) car elle permet d’insérer des CTA anti-copie et pare-balles en HTML. De cette façon, les détails continueraient à être affichés même si le lecteur devait désactiver l’affichage de l’image ou si l’image n’était pas chargée.

4. Inclure une carte pour se rendre à l’événement

Ce qu’il faut éviter à tout prix, dans un événement qui nécessite une présence en personne, c’est que les participants ne sachent pas comment s’y rendre. Si le lieu de l’événement a quelque chose de spécial, comme passer un contrôle de sécurité, attendre un ascenseur ou se garer près du bâtiment, ces détails doivent être inclus dans le courriel de rappel de l’événement.

Un moyen simple mais important de faciliter l’arrivée des participants à l’événement ? Il suffit d’entrer une carte interactive (avec quelques éléments à éviter). Eventbrite, le site web des événements, inclut des cartes dans tous les rappels par courriel, comme celui-ci:

Eventbrite inclut également la fonction « Ajouter à votre calendrier », une façon intelligente d’aider les abonnés à ajouter l’événement à leur calendrier et à augmenter leurs chances de se souvenir d’y assister.

5. Optimiser l’objet du courriel

L’objet du courriel a toujours été au centre des discussions sur la façon de le rendre le plus efficace possible. Pas étonnant : environ 35 personnes et les destinataires décident d’ouvrir ou non le courriel en se basant uniquement sur l’objet.

La bonne nouvelle : les abonnés à un événement sont généralement plus susceptibles d’ouvrir le courriel de rappel, car ils se sont déjà engagés à s’inscrire. Cependant, la certitude que votre courriel se distinguera par un objet intéressant est le facteur clé pour qu’il fonctionne.

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